PLUS-S – Paris Lodron Universität Salzburg - Steuerung

Die Paris Lodron-Universität Salzburg (PLUS) ist ein professionell organisierter Forschungsbetrieb. Die dynamische Wirtschaftsentwicklung und die gesetzlichen Vorschriften stellen immer wieder hohe organisatorische Anforderungen. Eine dieser Anforderungen ist es, eine verstärkte interne Kontrolle systematisch aufzubauen um die Zielerreichung einer Universität (Exzellenz in Forschung, Lehre und Management) und den Betrieb im Allgemeinen sicherzustellen.

Mit dem Universitätsgesetz 2002 wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen fürdie Schaffung und Überwachung von Internen Kontrollsystemen eingeführt undausgeweitet. Die PLUS hatte bereits in der Vergangenheit viel Arbeit und Energiein den Aufbau der internen Kontrolle und des Risikomanagements eingebracht.Viele Kontrollen, Richtlinien und Darstellungen waren vorhanden und in Kraft gesetzt.Zur genauen Definition der internen Steuerung wurde die Zusammenführungin EIN Regelwerk nötig.

Ab 2014 wurde PLUS-S (Paris Lodron-Universität Salzburg-Steuerung) schrittweiseimplementiert, dessen grundsätzliches Ziel es ist, das Betriebsvermögen zu sichern.

Sichergestellt wird dies durch die Einhaltung von Richtlinien für alle finanzrelevantenProzesse (z.B. Beschaffung, Personaladministration, Veranlagung, Rechnungslegung).In den Richtlinien wurden Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten fürdie jeweiligen Abläufe festgelegt bzw. beschrieben. Es wurde versucht, die Richtlinienso handlungsanleitend wie möglich zu gestalten. Durch PLUS-S soll Transparenzgewährleistet und der Ablauf interner Prozesse optimiert werden.

Der Begriff des Internen Kontrollsystems (IKS) geht auf den in den USA entwickelten Begriff der „Internal Control“ zurück, der als Reaktion auf Betrugs- und Unterschlagungsfälle im amerikanischen Wirtschaftsleben entstand. Der Begriff und die Abgrenzung des IKS werden jedoch in der Literatur und Praxis national und international nicht einheitlich verwendet. An der Universität Salzburg wird das IKS aufgrund der Begriffsdefinition von „Internal Control“ mit Paris-Lodron Universität Salzburg-Steuerung kurz PLUS-S genannt.  

IKS beinhaltet sämtliche Maßnahmen und Vorkehrungen mit den Zielen:

  • Sicherung des Betriebsvermögens 
  • Effektivität und Effizienz in Geschäftsprozessen zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe 
  • Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen und operationellen Informationen sowie die ordnungsgemäße Gewährleistung der Zuverlässigkeit des Rechnungswesens
  • Einhaltung von Gesetzen, Bestimmungen und Verträgen (Compliance) zur Sicherung der Einhaltung der Geschäftspolitik

Nach dieser Definition beschränken sich die Ziele des internen Kontrollsystems auf die Gebiete der kaufmännischen Verwaltung bzw. der finanziell relevanten Prozesse.

RL für Beschaffung

Die Richtlinie enthält die Prinzipien und Grundzüge der internen Abläufe der Anschaffung von Gütern und Dienstleistungen (z.B. Printprodukte, Büromaterial, Büroausstattung, Großgeräte u.v.m.). Weiters wird der Prozess „Beschaffung“ im Sinne der strategischen Dokumente der PLUS (Satzung, Frauenförderplan, PLUS Green Campus, etc.) beschrieben.

Ansprechperson für die Richtlinie: Dr. Elisabeth Werner (elisabeth.werner(at)sbg.ac.at, DW 2001)
Ansprechperson der Zentralen Wirtschaftsdienste: Ing. Nicole Kandler, MA ( nicole.kandler(at)sbg.ac.at , DW 2150)
Ansprechperson der IT Services: DI Florin Guma (florin.guma@sbg.ac.at, DW 6701; www.it-info.sbg.ac.at)
Ansprechperson der Universitätsbibliothek: Dr. Ursula Schachl-Raber (ursula.schachl-raber(at)sbg.ac.at, DW 77330, www.uni-salzburg.at/bibliothek)
Strategische Leitlinie für die Beschaffung und das Bestandsmanagement der Universitätsbibliothek Salzburg

Weiterführende Informationen unter www.uni-salzburg.at/beschaffung

Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, die Beschaffungen verantworten bzw. durchführen (z.B. Anschaffung Büromaterial, PC, Labormaterial u.v.m.)

RL für Beteiligung

Die Richtlinie regelt den internen Ablauf zur Genehmigung von Beteiligungen und Gründungen unter besonderer Berücksichtigung der rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte durch die Organe der Universität Salzburg. Gemäß § 10 Universitätsgesetz 2002 (UG) sind Universitäten grundsätzlich berechtigt, Gründungen von und Beteiligungen an Gesellschaften, Stiftungen und Vereinen vorzunehmen. Diese Vorgänge sind allerdings nur zulässig, sofern die Gründung, Beteiligung oder Mitgliedschaft unmittelbar der Erfüllung der Aufgaben der Universität gemäß § 3 Universitätsgesetz dient und insbesondere die Forschung und die Lehre nicht beeinträchtigt werden.

Ansprechperson für die Richtlinie: Dr. Erika Hebenstreit (erika.hebenstreit(at)sbg.ac.at, DW 2451)
Ansprechperson für PLUS Startup: Dr. Tanja Kohn (tanja.kohn(at)sbg.ac.at, DW 2457; www.uni-salzburg.at/PLUS.Startup)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche eine Firma, Stiftung oder Verein gründen wollen

RL für Budgetierung

Zielsetzung der Richtlinie ist eine kurze Darstellung der Grundsätze und Grundzüge der Budgetierungsabläufe an der Universität. Es werden die wesentlichen Kostenartengruppen der Einnahmen und Ausgaben der externen (Zuweisung vom BMWFW an die Universität) und internen Budgetierung (Zuweisung innerhalb der Universität wie Löhne, Mieten etc.) beschrieben.

Ansprechperson: Mag. Stefan Bohuny (stefan.bohuny(at)sbg.ac.at, DW 2320)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche in die Budgetierungsprozesse involviert sind (z.B. Controlling, OE-Leitungen)

RL für Coporate Governance Kodex

Der Public Corporate Governance Kodex bzw. Verhaltenskodex hat das Ziel, die Unternehmensführung und die Überwachung von Unternehmen/Einrichtungen transparenter und nachvollziehbarer zu machen. Die Richtlinie soll die für die PLUS bedeutsamsten Grundsätze der Zusammenarbeit in Forschung, Lehre und Verwaltung umfassen. Zielgruppen sind dabei alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS wie auch die Studierenden.

Ansprechperson: Ing. Mag. Marion Korath (marion.korath(at)sbg.ac.at, DW 2331)
Zielgruppe
: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

RL für drittmittelfinanzierte Projekte

Die Durchführung von Forschungsprojekten gehört zu den Aufgaben des wissenschaftlichen Universitätspersonals. Da die Begriffe „Drittmittel“ und „Drittmittelprojekte“ gesetzlich nicht definiert sind, werden in der Richtlinie unter „Drittmittelprojekte“ jene Forschungs- und Entwicklungsvorhaben verstanden, die von Mitgliedern der Universität durchgeführt und mit Beiträgen Dritter finanziert werden. Die Richtlinie gibt Auskunft über die universitären Schritte von der Projektbeantragung, über die Durchführung bis zum Projektabschluss.
www.uni-salzburg.at/drittmittelrichtlinie

Ansprechperson: Mag. Andrea Spannring (andrea.spannring(at)sbg.ac.at, DW 2454)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche „Drittmittelprojekte“ durchführen (wollen), die mit Beiträgen von Dritten finanziert werden

RL für die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen

Das Universitätsgesetz 2002 (UG 2002) ermächtigt die Universitäten, Universitätslehrgänge einzurichten. Diese dienen der Weiterbildung. In der Satzung der PLUS wird der Bereich Universitätslehrgänge in den §§ 28 bis 29 sowie im VIII. Teil in §§ 102 bis 117 detailliert geregelt. Die „Verordnung des Rektorats der PLUS über Kostenersätze im Rahmen von Universitätslehrgängen“ vom 08.01.2016 regelt die abzuführenden Kostenersätze im Rahmen von Universitätslehrgängen. Die Richtlinie bietet eine Zusammenschau über die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen.

Ansprechperson: Mag. Matthias Freynschlag (matthias.freynschlag(at)sbg.ac.at, DW 2422)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche für die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen verantwortlich sind

RL für IT Benutzung

Die PLUS stellt den Universitätsangehörigen und sonstigen befugten Personen für die Durchführung von Aktivitäten, welche die Aufgabenbereiche von Lehre, Forschung und Verwaltung betreffen, entsprechende IT Einrichtungen zur Verfügung. Mit der Richtlinie werden die Rechte und Pflichten der Benutzerinnen und Benutzer zusammengefasst. www.it-info.sbg.ac.at

Ansprechperson: DI Florin Guma (florin.guma(at)sbg.ac.at, DW 6701)
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

RL IT Verhaltenskodex

Diese Richtlinie gilt verpflichtend für alle IT Mitarbeiterinnen und IT Mitarbeiter und IT Beauftragten der PLUS. In dieser Richtlinie sind die Rechte und Pflichten der vorhin genannten Personengruppe zusammengefasst. Es werden Systeme beschrieben, welche die Einhaltung der IT Sicherheit unterstützen (z.B. Zugangskontrollen). Die Richtlinie ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier passwortgeschützt zugänglich.

Ansprechperson: DI (FH) Thomas Wenninger MBA (thomas.wenninger(at)sbg.ac.at, 6746)
Zielgruppe: für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DLE IT Services und IT Beauftragte an OE

RL für Personaladministration

Es werden die Grundsätze und Grundzüge der Personaladministration an der PLUS dargestellt, um einen kompakten Überblick mit den wesentlichen Regelungen zu erhalten. Unter Personaladministration sind alle Tätigkeiten zu verstehen, welche im Rahmen eines Arbeitsvertrages, freien Dienstvertrages oder Werkvertrages einer Person mit der Universität auftreten (z.B. Dienstantrittsmeldung, Urlaubsmeldung, etc.)
http://www.uni-salzburg.at/index.php?id=117&MP=200411-200843%2C117-200825

Ansprechperson: Mag. Bernd Engelsberger (bernd.engelsberger(at)sbg.ac.at, DW 2100)
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

RL für Projektmonitoring in den Dienstleistungseinrichtungen

Zielsetzung der Richtlinie ist eine Darstellung des grundsätzlichen Ablaufs und der notwendigen Schritte bei der Abwicklung von Projekten in den Dienstleistungseinrichtungen. 
www.uni-salzburg.at/projektmonitoring

Ansprechperson: Eva Mayringer MA MA (eva-maria.mayringer(at)sbg.ac.at, DW 2333)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS der DLE, welche Projekte leiten

PLUS-Steuerung – Das IKS zur finanziellen Steuerung der Universität

In dieser Richtlinie des PLUS-S werden die grundlegenden Prinzipien des internen Kontrollsystems der PLUS dargestellt. Die damit einhergehenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden beschrieben. Diese Richtlinie soll einen Überblick über PLUS-S schaffen.

Ansprechperson: Ing. Mag. Marion Korath (marion.korath(at)sbg.ac.at, DW 2331)
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

RL für Rechnungslegung

In der Richtlinie werden insbesondere Abläufe zur Rechnungslegung (z.B. Abwicklung von Eingangsrechnungen), Ausgangsrechnungen (z.B. Erstellung von Rechnungen zur Erzielung von Einnahmen), (Pflicht) Exkursionen, Stipendien, Führung von Handkassen und Abwicklung von Projekten nach § 26, 27 behandelt. Zu den Aufgaben der DLE Rechnungswesen zählen die Führung der gesamten Buchhaltung (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Kassen und Banken) sowie die Erstellung des Jahresabschlusses und Abwicklung der steuerlichen Agenden.
www.uni-salzburg.at/rechnungswesen

Ansprechperson: Ulrike Schumi (ulrike.schumi(at)sbg.ac.at, DW 2300)
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

RL für Revision

Die Richtlinie legt Aufgaben, Befugnissen, Pflichten und Verantwortung der Revision fest. Sie beschreibt die organisatorische Stellung und Eingliederung der Revision an der PLUS.

Ansprechperson: Ing. Mag. Marion Korath (marion.korath(at)sbg.ac.at, DW 2331)
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche in den Revisionsprozess involviert sind

RL für Veranlagung und Liquidität

Zielsetzung der Richtlinie ist die Ausrichtung, die Regelung und Beschreibung der Grundsätze und Verantwortlichkeiten für das Veranlagungs- und Liquiditätsmanagement der PLUS. Zu den Grundsätzen zählen das Vergaberecht und das Vier-Augen-Prinzip. Zentrale Aufgabe der Liquiditätssteuerung ist die Sicherstellung der laufenden Zahlungsfähigkeit und sichere Veranlagung der noch nicht ausgegebenen Mittel.

Ansprechperson: Ulrike Schumi (ulrike.schumi(at)sbg.ac.at, DW 2300)
Zielgruppe: Rektorat, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DLE Rechnungswesen und DLE Controlling

RL Verhaltenskodex – Compliance (Antikorruptionsleitfaden)

Der Verhaltenskodex ist ein Leitfaden zur Orientierung und Prävention gegenrechtswidriges Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Paris Lodron-Universität Salzburg (PLUS) im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer universitären Aufgaben.

Weitere Informationen sowie Beispiele finden Sie hier.

Ansprechperson: Ing. Mag. Marion Korath (marion.korath(at)sbg.ac.at, DW 2331)
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS

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