Brotkrumenpfad
PLUS-S – Paris Lodron Universität Salzburg - Steuerung
Die Paris Lodron-Universität Salzburg (PLUS) ist ein professionell organisierter Forschungsbetrieb. Die dynamische Wirtschaftsentwicklung und die gesetzlichen Vorschriften stellen immer wieder hohe organisatorische Anforderungen. Eine dieser Anforderungen ist es, eine verstärkte interne Kontrolle systematisch aufzubauen um die Zielerreichung einer Universität (Exzellenz in Forschung, Lehre und Management) und den Betrieb im Allgemeinen sicherzustellen.
Mit dem Universitätsgesetz 2002 wurden die rechtlichen Rahmenbedingungen fürdie Schaffung und Überwachung von Internen Kontrollsystemen eingeführt und ausgeweitet. Die PLUS hatte bereits in der Vergangenheit viel Arbeit und Energiein den Aufbau der internen Kontrolle und des Risikomanagements eingebracht. Viele Kontrollen, Richtlinien und Darstellungen waren vorhanden und in Kraft gesetzt. Zur genauen Definition der internen Steuerung wurde die Zusammenführungin EIN Regelwerk nötig.
Ab 2014 wurde PLUS-S (Paris Lodron-Universität Salzburg-Steuerung) schrittweiseimplementiert, dessen grundsätzliches Ziel es ist, das Betriebsvermögen zu sichern.
Sichergestellt wird dies durch die Einhaltung von Richtlinien für alle finanzrelevantenProzesse (z.B. Beschaffung, Personaladministration, Veranlagung, Rechnungslegung).In den Richtlinien wurden Verantwortlichkeiten, Rechte und Pflichten fürdie jeweiligen Abläufe festgelegt bzw. beschrieben. Es wurde versucht, die Richtlinienso handlungsanleitend wie möglich zu gestalten. Durch PLUS-S soll Transparenzgewährleistet und der Ablauf interner Prozesse optimiert werden.
Der Begriff des Internen Kontrollsystems (IKS) geht auf den in den USA entwickelten Begriff der „Internal Control“ zurück, der als Reaktion auf Betrugs- und Unterschlagungsfälle im amerikanischen Wirtschaftsleben entstand. Der Begriff und die Abgrenzung des IKS werden jedoch in der Literatur und Praxis national und international nicht einheitlich verwendet. An der Universität Salzburg wird das IKS aufgrund der Begriffsdefinition von „Internal Control“ mit Paris-Lodron Universität Salzburg-Steuerung kurz PLUS-S genannt.
IKS beinhaltet sämtliche Maßnahmen und Vorkehrungen mit den Zielen:
- Sicherung des Betriebsvermögens
- Effektivität und Effizienz in Geschäftsprozessen zur Verbesserung der betrieblichen Abläufe
- Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen und operationellen Informationen sowie die ordnungsgemäße Gewährleistung der Zuverlässigkeit des Rechnungswesens
- Einhaltung von Gesetzen, Bestimmungen und Verträgen (Compliance) zur Sicherung der Einhaltung der Geschäftspolitik
Nach dieser Definition beschränken sich die Ziele des internen Kontrollsystems auf die Gebiete der kaufmännischen Verwaltung bzw. der finanziell relevanten Prozesse.
Die einzelnen Richtlinien werden als PLUS-S Sammlung zusammengefasst und wie folgt nummeriert:
- 0010 PLUS-Steuerung – Das IKS zur finanziellen Steuerung der Universität
- 0020 Gebarungsrichtlinie
- 0030 RL für Beschaffung
- 0040 RL für Beteiligungen
- 0050 RL für Budgetierung >>OFFLINE<<
- 0060 RL für Corporate Governance Kodex
- 0070 RL für drittmittelfinanzierte Projekte
- 0080 RL zur EU-DSGVO
- 0090 RL für die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen
- 0100 RL für IT Benutzung
- 0110 RL für IT Verhaltenskodex
- 0120 RL für Personaladministration
- 0130 RL für Projektmonitoring in den Dienstleistungseinrichtungen
- 0140 RL für Rechnungslegung
- 0150 RL für Revision
- 0160 RL für Veranlagung und Liquidität
- 0170 RL Verhaltenskodex – Compliance
RL Nr. 0010 PLUS-Steuerung – Das IKS zur finanziellen Steuerung der Universität
In dieser Richtlinie des PLUS-S werden die grundlegenden Prinzipien des internen Kontrollsystems der PLUS dargestellt. Die damit einhergehenden Aufgaben und Verantwortlichkeiten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden beschrieben. Diese Richtlinie soll einen Überblick über PLUS-S schaffen.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Qualitätsmanagement
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS Richtlinie
RL Nr. 0020 Gebarungsrichtlinie
Die Richtlinie hat den Zweck, interne Berechtigungen zur Gebarung an der Paris LodronUniversität Salzburg (PLUS) transparent zu regeln und die Einhaltung der einschlägigenVorschriften sicherzustellen. Insbesondere soll sie den MitarbeiterInnen Sicherheit über ihreBefugnisse geben, im internen Prozess Geschäfte für die PLUS abzuwickeln.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Rechnungswesen
Zielgruppe: Alle Mitarbeiter/innen der PLUS
RL Nr. 0030 für Beschaffung
Die Richtlinie enthält die Prinzipien und Grundzüge der internen Abläufe der Anschaffung von Gütern und Dienstleistungen (z.B. Printprodukte, Büromaterial, Büroausstattung, Großgeräte u.v.m.). Weiters wird der Prozess „Beschaffung“ im Sinne der strategischen Dokumente der PLUS (Satzung, Frauenförderplan, PLUS Green Campus, etc.) beschrieben.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Wirtschaftsabteilung
weitere Zuständige: IT Services, Universitätsbibliothek
Strategische Leitlinie für die Beschaffung und das Bestandsmanagement der Universitätsbibliothek Salzburg
Weiterführende Informationen unter www.uni-salzburg.at/beschaffung
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, die Beschaffungen verantworten bzw. durchführen (z.B. Anschaffung Büromaterial, PC, Labormaterial u.v.m.)
RL Nr. 0040 für Beteiligung
Die Richtlinie regelt den internen Ablauf zur Genehmigung von Beteiligungen und Gründungen unter besonderer Berücksichtigung der rechtlichen und wirtschaftlichen Aspekte durch die Organe der Universität Salzburg. Gemäß § 10 Universitätsgesetz 2002 (UG) sind Universitäten grundsätzlich berechtigt, Gründungen von und Beteiligungen an Gesellschaften, Stiftungen und Vereinen vorzunehmen. Diese Vorgänge sind allerdings nur zulässig, sofern die Gründung, Beteiligung oder Mitgliedschaft unmittelbar der Erfüllung der Aufgaben der Universität gemäß § 3 Universitätsgesetz dient und insbesondere die Forschung und die Lehre nicht beeinträchtigt werden.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Forschungsservice
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche eine Firma, Stiftung oder Verein gründen wollen
RL Nr. 0060 für Coporate Governance Kodex
Der Public Corporate Governance Kodex bzw. Verhaltenskodex hat das Ziel, die Unternehmensführung und die Überwachung von Unternehmen/Einrichtungen transparenter und nachvollziehbarer zu machen. Die Richtlinie soll die für die PLUS bedeutsamsten Grundsätze der Zusammenarbeit in Forschung, Lehre und Verwaltung umfassen. Zielgruppen sind dabei alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS wie auch die Studierenden.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Qualitätsmanagement
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
RL Nr. 0070 für drittmittelfinanzierte Projekte
Die Durchführung von Forschungsprojekten gehört zu den Aufgaben des wissenschaftlichen Universitätspersonals. Da die Begriffe „Drittmittel“ und „Drittmittelprojekte“ gesetzlich nicht definiert sind, werden in der Richtlinie unter „Drittmittelprojekte“ jene Forschungs- und Entwicklungsvorhaben verstanden, die von Mitgliedern der Universität durchgeführt und mit Beiträgen Dritter finanziert werden. Die Richtlinie gibt Auskunft über die universitären Schritte von der Projektbeantragung, über die Durchführung bis zum Projektabschluss.
www.uni-salzburg.at/drittmittelrichtlinie
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Forschungsservice
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche „Drittmittelprojekte“ durchführen (wollen), die mit Beiträgen von Dritten finanziert werden
RL Nr. 0080 EU-DSGVO
Die Richtlinie dient der internen Sicherstellung eines datenschutzkonformen Umganges mit personenbezogenen Daten im universitären Betrieb.
Weitere Informationen sowie Beispiele finden Sie hier.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Datenschutzbeauftragte/r
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
RL Nr. 0090 für die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen
Das Universitätsgesetz 2002 (UG 2002) ermächtigt die Universitäten, Universitätslehrgänge einzurichten. Diese dienen der Weiterbildung. In der Satzung der PLUS wird der Bereich Universitätslehrgänge in den §§ 28 bis 29 sowie im VIII. Teil in §§ 102 bis 117 detailliert geregelt. Die „Verordnung des Rektorats der PLUS über Kostenersätze im Rahmen von Universitätslehrgängen“ vom 08.01.2016 regelt die abzuführenden Kostenersätze im Rahmen von Universitätslehrgängen. Die Richtlinie bietet eine Zusammenschau über die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung ZFL
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche für die finanzielle Durchführung von Universitätslehrgängen verantwortlich sind
RL Nr. 0100 für IT Benutzung
Die PLUS stellt den Universitätsangehörigen und sonstigen befugten Personen für die Durchführung von Aktivitäten, welche die Aufgabenbereiche von Lehre, Forschung und Verwaltung betreffen, entsprechende IT Einrichtungen zur Verfügung. Mit der Richtlinie werden die Rechte und Pflichten der Benutzerinnen und Benutzer zusammengefasst. www.it-info.sbg.ac.at
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung IT-Services
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
RL Nr. 0110 IT Verhaltenskodex
Diese Richtlinie gilt verpflichtend für alle IT Mitarbeiterinnen und IT Mitarbeiter und IT Beauftragten der PLUS. In dieser Richtlinie sind die Rechte und Pflichten der vorhin genannten Personengruppe zusammengefasst. Es werden Systeme beschrieben, welche die Einhaltung der IT Sicherheit unterstützen (z.B. Zugangskontrollen). Die Richtlinie ist für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hier passwortgeschützt zugänglich.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung IT-Services
Zielgruppe: für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DLE IT Services und IT Beauftragte an OE
RL Nr. 0120 für Personaladministration
Es werden die Grundsätze und Grundzüge der Personaladministration an der PLUS dargestellt, um einen kompakten Überblick mit den wesentlichen Regelungen zu erhalten. Unter Personaladministration sind alle Tätigkeiten zu verstehen, welche im Rahmen eines Arbeitsvertrages, freien Dienstvertrages oder Werkvertrages einer Person mit der Universität auftreten (z.B. Dienstantrittsmeldung, Urlaubsmeldung, etc.).
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Personalabteilung
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
RL Nr. 0130 für Projektmonitoring in den Dienstleistungseinrichtungen
Zielsetzung der Richtlinie ist eine Darstellung des grundsätzlichen Ablaufs und der notwendigen Schritte bei der Abwicklung von Projekten in den Dienstleistungseinrichtungen.
www.uni-salzburg.at/projektmonitoring
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Qualitätsmanagement
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS der DLE, welche Projekte leiten
RL Nr. 0140 für Rechnungslegung
In der Richtlinie werden insbesondere Abläufe zur Rechnungslegung (z.B. Abwicklung von Eingangsrechnungen), Ausgangsrechnungen (z.B. Erstellung von Rechnungen zur Erzielung von Einnahmen), (Pflicht) Exkursionen, Stipendien, Führung von Handkassen und Abwicklung von Projekten nach § 26, 27 behandelt. Zu den Aufgaben der DLE Rechnungswesen zählen die Führung der gesamten Buchhaltung (Hauptbuch, Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Kassen und Banken) sowie die Erstellung des Jahresabschlusses und Abwicklung der steuerlichen Agenden.
www.uni-salzburg.at/rechnungswesen
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Rechnungswesen
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
RL Nr. 0150 für Revision
Die Richtlinie legt Aufgaben, Befugnissen, Pflichten und Verantwortung der Revision fest. Sie beschreibt die organisatorische Stellung und Eingliederung der Revision an der PLUS.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Vizerektorat für Finanzen und Ressourcen
Zielgruppe: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, welche in den Revisionsprozess involviert sind
RL Nr. 0160 für Veranlagung und Liquidität
Zielsetzung der Richtlinie ist die Ausrichtung, die Regelung und Beschreibung der Grundsätze und Verantwortlichkeiten für das Veranlagungs- und Liquiditätsmanagement der PLUS. Zu den Grundsätzen zählen das Vergaberecht und das Vier-Augen-Prinzip. Zentrale Aufgabe der Liquiditätssteuerung ist die Sicherstellung der laufenden Zahlungsfähigkeit und sichere Veranlagung der noch nicht ausgegebenen Mittel.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Rechnungswesen
Zielgruppe: Rektorat, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DLE Rechnungswesen und DLE Controlling
RL Nr. 0170 Verhaltenskodex – Compliance (Antikorruptionsleitfaden)
Der Verhaltenskodex ist ein Leitfaden zur Orientierung und Prävention gegenrechtswidriges Verhalten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Paris Lodron-Universität Salzburg (PLUS) im Zusammenhang mit der Erfüllung ihrer universitären Aufgaben.
Weitere Informationen sowie Beispiele finden Sie hier.
Ansprechpartner für diese Richtlinie: Abteilung Qualitätsmanagement
Zielgruppe: alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS
