Beschaffung an der universität salzburg

Seit Juli 2016 gilt die an der Universität Salzburg für Beschaffungen aller Art und gleich aus welchem Budget mit Wirtschaftsprüfer/innen entwickelte und vom Rechnungshof eingeforderte PLUS-S Richtliniene für Beschaffung.

Die Richtlinie enthält die Prinzipien sowie Grundzüge der internen Abläufe der Anschaffung von Gütern und Dienstleistungen (z.B. Printprodukte, Büromaterial, Büroausstattung, Großgeräte u.v.m.). Weiters wird der Prozess „Beschaffung“ im Sinne der strategischen Dokumente der PLUS (Satzung, Frauenförderplan, PLUS Green Campus, etc.) beschrieben.

Ansprechperson für die Richtlinie:
Dr. Elisabeth Werner (elisabeth.werner(at)sbg.ac.at, DW 2001)

Ansprechperson der Zentralen Wirtschaftsdienste:
Dr. Elisabeth Werner (elisabeth.werner@sbg.ac.at, DW 2001)
Ing. Georg Schlager (georg.schlager(at)sbg.ac.at, DW 2150)

Ansprechperson der IT Services:
DI (FH) Florin Guma (florin.guma(at)sbg.ac.at, DW 6701; www.it-info.sbg.ac.at

Ansprechperson der Universitätsbibliothek:
Dr. Ursula Schachl-Raber (ursula.schachl-raber(at)sbg.ac.at, DW 77330, www.uni-salzburg.at/bibliothek)

Zielgruppe:

alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der PLUS, die Beschaffungen verantworten bzw. durchführen (z.B. Anschaffung Büromaterial, PC, Labormaterial u.v.m.)

Die Richtlinie für Beschaffung „ist eine verbindliche Anordnung für alle Organisationseinheiten der Paris Lodron-Universität Salzburg (PLUS),

* um die universitären Mittel optimal zu verwenden,
* die Beschaffung zwischen dem zentralen und dezentralen Bereich (Entlastung von Lehre und Forschung) effektiv aufzuteilen, sowie
* um eine rechtlich korrekte und wirtschaftliche Vorgangsweise sicherzustellen.

Die Änderungen sind nicht einschneidend, allerdings ist die Einhaltung
* gewisser Methoden (z.B. Bedarf-und Bedeckungsprüfung, Dokumentationspflicht) und
* Schritte (Angebotseinholung, zentrale Beschaffungspflicht (bzw. Anfrage dazu) für diverse Produkte und Leistungen) durch diese Richtlinien gefordert und prozessorientiert beschrieben.  

Die Anwendungserfahrung der vergangenen Monate zeigte, dass es hinsichtlich des Punktes 2.2. „Zentrale Beschaffung und Dezentrale Beschaffung (Fachbereiche)“ einigen Klärungsbedarf gibt – bitte beachten Sie dazu folgende Aussendung: http://uni-salzburg.at/fileadmin/multimedia/Qualitaetsmanagement/documents/Infoschreiben_zur_PLUS-S_Richtlinie_f%C3%BCr_Beschaffung_02112016.pdf

Sollten Sie eine Unklarheit zur Frage der zentralen oder dezentralen Beschaffung haben oder definitiv eine Ausnahme von der Zentralbeschaffungspflicht erwirken wollen, so können Sie dies mit folgendem Formular tun;
richten Sie es bitte an die zuständige DLE; damit vermeiden Sie Unannehmlichkeiten bei der Bezahlung durch das Rechnungswesen, das für Ausnahmen eine schriftliche Rechtfertigung verlangt.

Formular „PLUS-S konforme Beschaffung“ 

Mögliche Argumente für eine zentrale Beschaffung: 

* professionellen Beschaffer/innen sind der Green Campus Strategie der Uni verpflichtet und legen bei der ständigen Marktbeobachtung Wert auf Nachhaltigkeit

* oft erhalten Sie von Ihren zentralen Beschaffer/innen die Lieferung "frei Haus", was Mitarbeiter/innen für deren eigentliche Arbeit frei stellt

* Verbesserung des zentralen Angebotes durch bessere Kenntnis der Kundenwünsche

* bessere Verhandlungsposition bei größeren Abnahmemengen

* Übersicht über das Einkaufsvolumen pro Warengruppe zur Einhaltung der vergaberechtlichen Schwellenwerte

* weniger Aufwand mit Refundierungen/Handkassenverwaltung 

Weitere für die Beschaffung relevante Richtlinien (Rechnungslegung, IT Benutzung, Verhaltenskodex – Compliance etc.) und laufend aktualisierte Informationen finden Sie auf www.uni-salzburg.at/plus-s.

Dr. Elisabeth Werner
PLUS-S Zuständige Richtlinie für Beschaffung
Leitung Zentrale Wirtschaftsdienste (ZWD)
elisabeth.werner(at)sbg.ac.at

 

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