...für MitarbeiterInnen

Liebe Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen,

uns ist der Schutz Ihrer Daten ein persönliches Anliegen, welches wir ernst nehmen. An dieser Stelle informieren wir Sie daher im Sinne der DSGVO und des DSG darüber

  • welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen zu welchem Zweck verarbeiten,
  • auf welchen Rechtsgrundlagen wir die Verarbeitungen stützen,
  • an wen wir Ihre Daten übermitteln, falls wir sie übermitteln und
  • wie lange wir diese speichern bzw. verarbeiten.

Gleichzeitig erhalten Sie Informationen zu Ihren Betroffenenrechte, wer Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Datenverarbeitung ist und an wen Sie sich bei Fragen oder zur Antragstellung wenden können.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Zusammenhang mit allen Tätigkeiten, die mit ihrem Dienstverhältnis in Zusammenhang stehen, insbesondere für folgende Zwecke:

  • zur Lohn-/bzw. Gehaltsabrechnung und zur Einhaltung von Melde-, Auskunfts- und Aufzeichnungspflichten, soweit dies gesetzlich oder arbeitsvertraglich vorgesehen ist,
  • zur Personalentwicklung und -planung
  • zur Büroorganisation
  • zur Kontaktaufnahme durch externe Besucher
  • zur internen Kontaktaufnahme

Allgemeine Datenverarbeitung im Rahmen des Arbeitsverhältnisses

 

Zwecke und Datenkategorien

Die Verarbeitung und Übermittlung Ihrer Daten erfolgt für Zwecke der Lohn-, Gehalts-, Entgeltsverrechnung und Einhaltung von Aufzeichnungs-, Auskunfts- und Meldepflichten, soweit dies auf Grund von Gesetzen oder Normen kollektiver Rechtsgestaltung oder arbeitsvertraglicher Verpflichtungen jeweils erforderlich ist, einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten. Des Weiteren erfolgt die Datenverarbeitung zur Personalentwicklung und -planung.

Ohne diese Daten können wir den Vertrag mit Ihnen nicht abschließen bzw. durchführen. Dies gilt auch für alle freiwilligen Sozialleistungen des Arbeitgebers sowie für externe Bildungs- und Weiterbildungsangebote.

Wir verarbeiten folgende Datenkategorien:

  • Personalstammdaten: Personalnummer, Name, Anrede, Geburtsdatum, Geburtsort, -land, -region, Familienstand, Staatsbürgerschaft, Geschlecht, SV-Nummer, Lichtbild, Titel, akadem. Grade, Meldebestätigungen
  • Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummern (berufl./privat), E-Mail-Adresse und andere zur Adressierung erforderliche Informationen
  • Bewerbungsunterlagen: Bereitgestellte Bewerbungsunterlagen, z. B. Lebenslauf, Zeugnisse
  • Abrechnungsdaten: Einstufung, Zeitaufzeichnung, Abwesenheiten, Zeitkonto, Zeitmodell, Beschäftigungsmaß, Sondervereinbarungen, Mitversicherte, Zulagen, Überstundenpauschale, Zeitsaldo, Urlaubssaldo, Pfändungen, Kinder, Geburtsdatum Kinder, Unterhalt Ehepartner/in), Daten zum Ein-/Austritt, Verweildauer in der Universität Prämien, Bankverbindung
  • Aus- und Fortbildung: Personalnummer, Name, derzeitige Tätigkeit, Dienstvorgesetzte/r, Schulungstitel, Ort, Kosten, Trainer/in, Inhaltsbeschreibung, Kostenstelle Mitarbeiter/in, Name Trainer/in, Titel, akadem. Grade Trainer/in, Wohnort, Kontaktdaten, Tagsatz, Abrechnungsmodalitäten, Stornobedingungen, Schulungsbestätigungen, Zertifikate, Teilnahmelisten
  • Daten zur Personalführung: Vertragsart und -dauer, Organisationseinheiten, Funktionen, Dienstvorgesetzte/r (Namen), Protokolle von Mitarbeiter/innengesprächen

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre Daten auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), der Erfüllung eines Vertrags oder der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere berechtigten Interessen liegen in einer optimalen Personalführung und -einsatzplanung, der Aufrechterhaltung und Weiterentwicklung von Befähigungen unserer Mitarbeiter/innen sowie im Eigen- und Verantwortungsschutz.

Datenübermittlung

Eine Übermittlung der im jeweiligen Einzelfall relevanten Daten erfolgt auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen bzw. vertraglicher Vereinbarung an folgende Stellen:

  • Sozialversicherungsträger;
  •   Bundesamt für Soziales und Behindertenwesen (Sozialministeriumsservice) z. B. gemäß § 16 BEinstG;
  • Finanzamt;
  • Betriebliche Vorsorgekassen (BV-Kassen) gemäß § 11 Abs 2 Z 5 und § 13 BMSVG;
  • Lehrlingsstelle gemäß §§ 12 und 19 BAG und Berufsschulen;
  • Arbeitsmarktservice;
  • Arbeitsinspektorat, insbesondere gemäß § 8 Arbeitsinspektionsgesetz;
  • Gemeindebehörden und Bezirksverwaltungsbehörden in verwaltungspolizeilichen Agenden (Gewerbebehörde, Zuständigkeiten nach ASchG usw.);
  • gesetzliche Interessenvertretungen;
  • Betriebsärzte;
  • Bildungs- und Weiterbildungsanbieter;
  • Wahlvorstand für Betriebsratswahlen;
  • Organe der betrieblichen Interessenvertretung (insbesondere Betriebsrat gemäß § 89 ArbVG, Sicherheitsvertrauensperson nach § 10 ASchG, Jugendvertrauensperson gemäß § 125 ff ArbVG und Behindertenvertrauensperson gemäß § 22a BEinstG);
  • Betriebsratsfonds gemäß § 73 Abs 3 ArbVG;
  • Rechtsvertreter/innen;
  • Gerichte;
  • Gläubiger der betroffenen Person sowie sonstige an der allenfalls damit verbundenen Rechtsverfolgung Beteiligte, auch bei freiwilligen Gehaltsabtretungen für fällige Forderungen;
  • mit der Auszahlung an die betroffene Person oder an Dritte befasste Banken;
  • vom Dienstnehmer angegebene Gewerkschaft, mit Einwilligung der betroffenen Person;
  • Mitversicherte;
  • Pensionskassen;
  • Versicherungsanstalten im Rahmen einer bestehenden Gruppen- oder Einzelversicherung;

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Daten, die zur Ausstellung eines Dienstzeugnisses erforderlich sind, werden beispielsweise 30 Jahre ab Beendigung des Dienstverhältnisses gespeichert. Daten zu Regressansprüchen des Dienstgebers aufgrund eines Schadenersatzes zur Dienstnehmerhaftpflicht werden 3 Jahre ab Bekanntwerden des Schadens aufbewahrt, Daten zu Entgeltansprüchen 3 Jahre ab Fälligkeit. Aufzeichnungen und Berichte über Arbeitsunfälle werden 5 Jahre ab Zeitpunkt des Unfalls aufbewahrt. Daten zu Ersatzansprüchen des Arbeitgebers bzw. des Arbeitnehmers aus einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses werden 6 Monate gespeichert.

 

Büroorganisation, Interne und Externe Kontaktaufnahme

 

Zwecke und Datenkategorien

Zum Zweck der internen Kontaktaufnahme durch Kolleg/innen werden berufliche Kontaktdaten im PLUSonline bereitgestellt. Zur Kontaktaufnahme durch externe Besucher/innen werden berufliche Kontaktdaten auf unserer Website veröffentlicht. Zudem werden zur Terminkoordination Daten verarbeitet.

Es werden folgende Datenkategorien verarbeitet: Vor- und Zuname inkl. akad. Grade, Ihre berufliche E-Mail-Adresse, Ihre Durchwahl, die Organisationseinheit, Ihre Funktion undStandortangaben.

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem reibungslosen Geschäftsablauf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wenn Sie aus berücksichtigungswürdigen Gründen eine Veröffentlichung nicht wollen, können Sie dagegen Widerspruch einlegen.

Datenübermittlung

Wir veröffentlichen Ihre Kontaktdaten in PLUSonline und auf der Website der Universität Salzburg. Empfänger/innen für Visitenkarten sind die jeweiligen Ansprechpersonen auch außerhalb der Universität.

Speicherdauer

Wir veröffentlichen Ihren Vor- und Zunamen inkl. akad. Grade, Ihre berufliche E-Mail-Adresse, Ihre Durchwahl und die Organisationseinheit in PLUSonline und auf der Website bis zwei Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.

 

Datenverarbeitung im Rahmen der Bereitstellung von IT-Services

 

Zwecke und Datenkategorien

Zum Zweck der technologischen Unterstützung der Geschäftsprozesse durch IT-Services und aufgrund der geltenden gesetzlichen Datensicherheitsbestimmungen werden eine Reihe Ihrer Daten für die Verwaltung und Sicherheit der IT-Systeme verarbeitet. Dies schließt automationsunterstützt erstellte und archivierte Textdokumente (wie z. B. Korrespondenz) in diesen Angelegenheiten mit ein. Ohne diese Datenverarbeitung ist ein sicherer Betrieb der IT-Landschaft und damit eine Beschäftigung bei der Universität Salzburg nicht möglich.

Verarbeitet werden etwa Daten zur Verwaltung von Rechten und Benutzerkennzeichen, die Zuteilung von Hard- und Software an die Systembenutzer/innen, IP-Adressinformationen, Applikations- und Systemprotokolle und System- und Netzwerkinformationen im Rahmen des Schutzes vor Viren und Malware.

Rechtsgrundlagen

Die Rechtgrundlage für die Datenverarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einem stabilen, störungsfreien und sicheren Betrieb der IT-Services, an einem optimalen Eigen- und Verantwortungsschutz sowie in der Verhinderung, Eindämmung und Aufklärung strafrechtlich relevanten Verhaltens, soweit hievon der Aufgabenbereich des Verantwortlichen betroffen ist.

Datenübermittlung

Eine Reihe von Daten werden zur Erbringung von IT-Dienstleistungen an einen Auftragsverarbeiter weitergegeben. Im Fehlerfall werden Daten- und Protokollinformationen – soweit unbedingt erforderlich - an Auftragsverarbeiter (Hersteller oder Dienstleister von IT-Lösungen) im Rahmen von Fehler- und Störungsbehebungen übermittelt. In solchen Fällen stellt die Universität Salzburg vertraglich sicher, dass Ihre Daten von unseren Auftragsverarbeitern den datenschutzrechtlichen Vorgaben entsprechend sicher und unter Achtung Ihrer Rechte verarbeitet werden.

Im Anlassfall werden Auszüge der Daten an zuständige Behörde bzw. zuständiges Gericht, Sicherheitsbehörden, Gerichte, Versicherungen zur Geltendmachung von Versicherungs- oder Rechtsansprüchen übermittelt.

 

Datenverarbeitung für Zwecke der Zutritts-, Zugangs- und Zugriffskontrolle


Zwecke und Datenkategorien

Wir verarbeiten Daten zum Zweck der Kontrolle und Überwachung der Berechtigung des Zutritts zu Gebäuden und abgegrenzten Bereichen, der Systembenutzung und des berechtigten Zugriffs auf Daten durch den/die Eigentümer/in oder Benutzungsberechtigte/n. Im Anlassfall erfolgt eine Auswertung von Protokollinformationen, mit ausschließlicher Auswertung in dem durch den Zweck definierten Anlassfall. Ohne diese Datenverarbeitung ist eine Beschäftigung bei der Universität Salzburg nicht möglich.

Folgende Datenkategorien werden verarbeitet: Ordnungsnummer, Name/Bezeichnung, Anrede, Geschlecht, Lichtbild, Titel, akadem. Grade, Telefonnummer und zusätzliche Daten zur Adressierung beim Verantwortlichen, Zutrittscode, Daten der Zutrittsberechtigung, insbesondere die Bereiche und Zeiten, für die die Berechtigung gilt, Gültigkeitsdaten der Zutrittsberechtigung, Protokollinformationen zu Zutritten, Datum der Schlüssel-Übernahme/Rückgabe, Schlüsselnummer, Benutzer/innen-Daten (User, Host Name), Netzwerk-Verkehrsdaten (IP, URL, Zahl der übertragenen Bytes, Datum und Uhrzeit des Zugriffs), Art des Zugriffs, Zeitpunkt des Zugriffs.

Rechtsgrundlagen

Die Rechtgrundlage für die Datenverarbeitung sind rechtliche Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c) sowie unsere berechtigten Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Unsere berechtigten Interessen liegen im Eigenschutz (Schutz des Eigentums und Schutz der Mitarbeiter/innen des Verantwortlichen) und im Verantwortungsschutz sowie in der Verhinderung, Eindämmung und Aufklärung strafrechtlich relevanten Verhaltens, soweit hievon der Aufgabenbereich des Verantwortlichen betroffen ist.

Datenübermittlung

Im Anlassfall werden relevante Daten an zuständige Behörde bzw. zuständiges Gericht, Sicherheitsbehörden, Gerichte, Versicherungen zur Geltendmachung von Versicherungs- oder Rechtsansprüchen übermittelt.

 

Ihre Rechte:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, falls unsere Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, die Sie uns erteilt haben. Durch den Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Sie haben grundsätzlich das Recht auf Auskunft durch den Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, sowie das Recht auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Diese Rechte können Sie bei unserem Datenschutzkoordinator mündlich, telefonisch, per E-Mail oder per Post gegenüber der Universität Salzburg ausüben.

Wenn Sie denken, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, haben Sie ein Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde, Wickenburggasse 8, 1080 Wien, +43 (0)1 521 52-0, dsb@dsb.gv.at, www.dsbg.gv.at

  • News
    Das Zentrum zur Erforschung des Christlichen Ostens (ZECO) der Universität Salzburg hielt vom 20. bis 27. Juni 2019 einen der größten internationalen Wissenschaftskongresse Kasachstans ab.
    Insgesamt 50 Personen von unterschiedlichen renommierten chinesischen Institutionen, die sich mit den Menschenrechten auseinandersetzen und unter der Leitung von Herrn Prof. Kaminski, Chinaexperte aus Wien, und Herrn LU Guangjin, Generalsekretär der China Society for Human Rights Studies in Peking besuchten am 20. Juni die Rechtswissenschaftliche Fakultät der Universität Salzburg.
    Die Anmeldung zu den Kursen der ditact_women´s IT summer studies ist in vollem Gange. Noch bis 08. Juli läuft die erste Anmeldefrist, danach wird die Restplatzbörse geöffnet.
    Der Botanische Garten lädt ein zu einer kostenlosen Führung! Treffpunkt: Eingang zum Botanischen Garten. Dauer: ca. zwei Stunden. Die Führung findet bei jedem Wetter statt. Botanischer Garten, Hellbrunnerstrasse 34.
    Die 7. Salzburg Summer School findet vom 02. bis 03. September 2019 statt. Es wird ein umfassendes pädagogisches Sommerfortbildungsprogramm für Lehrkräfte und Lehramtsstudierende aller Schulformen und Unterrichtsfächer angeboten. Anmeldungen sind möglich.
  • Veranstaltungen
  • 23.07.19 Salzburger Apotheker-Kräutergarten
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